1. Introduction

Fastned B.V. ("Fastned") s'engage à ce que Fastned, son conseil d'administration et ses employés agissent à tout moment en conformité avec toutes les lois et réglementations applicables ainsi qu’avec le code de conduite de Fastned. La politique de protection des lanceurs d’alerte de Fastned vise à permettre aux employés et aux parties externes de s'exprimer lorsqu'ils sont confrontés à des actes répréhensibles dans le cadre de leur travail, sans risque de représailles, avec l'assurance que tous les rapports soient traités confidentiellement et fassent l'objet d'une enquête rapide. La procédure suivante doit être suivie pour signaler toute violation du code de conduite, aux politiques et procédures internes, ainsi qu’aux lois et règlements.

2. Procédure

2.1 Qui peut signaler un problème ?

Cette procédure est applicable à toute personne ayant acquis des informations sur des manquements dans un contexte professionnel au sein de Fastned. Ces personnes peuvent avoir le statut de travailleur, (sous-)entrepreneur, fournisseur, actionnaire, membre d'un organe de surveillance, stagiaire (non)rémunéré, etc.

2.2 Quels types de préoccupations doivent être signalés dans le cadre de cette politique de protection des lanceurs d’alerte ?  

Un rapport sur des irrégularités présumées doit être substantiel, soumis de bonne foi et lié à l'une des préoccupations suivantes :

1. Une infraction potentielle aux lois et règlements (européens); dans des domaines tels que : la lutte contre le blanchiment d'argent, la protection des consommateurs, la protection de l'environnement, la sécurité et la conformité des transports, la radioprotection et la sûreté nucléaire, la santé publique, les marchés publics, les services financiers, la protection de la vie privée, les intérêts financiers de l'UE, le droit de la concurrence, les règles relatives aux aides d'État et les règles relatives à l'impôt sur les sociétés ;

2. Un acte répréhensible ou susceptible d'être répréhensible au code de conduite de Fastned ;

3. Un comportement trompeur, malhonnête ou frauduleux ;

4. Un danger (potentiel) pour la santé, la sûreté et la sécurité du public ou des employés ou pour l'environnement ;

5. Un vol ou une fraude à l'encontre de Fastned ;

6. Une désinformation intentionnelle ou de fausses déclarations à ou par la direction, aux auditeurs internes ou externes ou aux autorités publiques ;

7. Des pratiques comptables, d'information financière ou de contrôle interne inappropriées ;

8. Une mauvaise gestion ou un abus d'autorité ;

9. Une conduite préjudiciable aux intérêts de Fastned.

Veuillez noter que dans le cas d'un incident de fraude, la procédure spécifique décrite au point 4.2 de la politique de réponse aux non-conformités de Fastned sera suivie.

2.3 Comment signaler un problème ?

Fastned dispose d'un canal de signalement interne et d'un canal de signalement externe. 

Nous vous recommandons vivement de commencer par le canal interne, avant de passer par le canal externe. En effet, en utilisant la voie interne, le problème peut être traité efficacement en interne par Fastned, ce qui permet à Fastned de prendre des mesures immédiates.

2.4 Canaux de signalement internes

Si vous avez connaissance d'une violation potentielle des lois, des règlements, des politiques et procédures internes ou du Code de Conduite de Fastned, nous vous encourageons à en faire part, en premier lieu, à votre supérieur hiérarchique. Signaler un problème à la direction est le moyen le plus rapide et le plus efficace pour résoudre un problème lié au travail, dissiper tout malentendu et garantir un bon environnement de travail.

Si cela n'est pas possible ou est inapproprié, pour quelque raison que ce soit, veuillez directement signaler votre préoccupation en utilisant l'un des canaux d’alerte mentionnés ci-dessous, afin que votre rapport soit traité de manière confidentielle :

Courriel :

[email protected]

Ligne téléphonique d'alerte :

+31 20 809 0365 (joignable 24h/24 et 7j/7)

Lettre :

A l'attention de : Chrissy Schekkerman, Compliance Officer OU Hans Bikker, Risk Manager

James Wattstraat 77 R

1097 DL Amsterdam

(Veillez à indiquer CONFIDENTIEL sur l'enveloppe)

En personne :

Fixer un rendez-vous avec notre Compliance Officer ou notre Risk Manager.

• [email protected] (Compliance Officer)
  
  

ou

• [email protected] (Risk Manager)

La conversation tenue sera enregistrée avec votre consentement préalable. Par la suite, un compte rendu écrit complet et précis de la conversation sera établi. Vous aurez la possibilité de vérifier cet enregistrement, de le corriger et de le signer pour approbation.

2.5 Suivi

Si vous vous faites connaître dans votre rapport, vous recevrez un accusé de réception dans les 7 jours calendaires (maximum) suivant la réception.

La personne responsable du suivi de votre signalement, à savoir notre responsable de conformité ou notre gestionnaire de risques, sera chargée de l'enregistrer dans un registre séparé et d’entamer une enquête préliminaire pour vérifier si la préoccupation semble prima facie (à première vue) fondée. Cette personne restera également en contact avec vous et, si nécessaire, vous demandera des informations complémentaires.

Le comité d’alerte assure le suivi de tous les rapports et prend la décision finale sur la base du dossier (et des preuves) que vous et le responsable de la conformité/le gestionnaire de risques lui avez présenté.

2.5.1 Le comité d’alerte

Pour chaque cas, un comité d'alerte est composé des personnes suivantes :

• Le responsable conformité (Compliance Officer) ; 
• Le gestionnaire de risques (Risk Manager) ;
• Le responsable des ressources humaines ; 
• Et un membre du conseil d'administration, en fonction du rapport en question.

Les membres de tout comité d'alerte, chargés du suivi d'un rapport, sont tenus à la confidentialité, conformément aux lois et règlements applicables. Seuls le responsable conformité et le gestionnaire de risques ont accès à l'identité du lanceur d'alerte.

Vous serez informé dans un délai maximum de 3 mois (après l'accusé de réception) de la suite envisagée ou donnée au signalement ainsi que des raisons explicitant le choix de cette suite.

L'identité du lanceur d’alerte sera toujours tenue secrète. Toutes les mesures nécessaires et possibles sont prises pour éviter que des personnes soient victimes de fausses accusations.

2.6 Canal de signalement externe

Conformément à la directive européenne 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union, les États membres de l'UE ont l'obligation de désigner les autorités compétentes pour recevoir, donner un retour d'information, assurer le suivi des signalements, et doivent leur fournir des ressources 

adéquates. Les autorités désignées par chaque Etat membre de l'UE sont définies dans chaque législation nationale.

3. Devoir de confidentialité

Lorsque vous signalez un problème, le secret de votre identité en tant que lanceur d’alerte sera garanti conformément aux lois et règlements applicables.

Votre identité ne sera pas divulguée, sans votre consentement explicite, à quiconque en dehors des personnes autorisées et compétentes pour recevoir ou suivre les rapports. Cela s'applique également à toute autre information à partir de laquelle votre identité peut être (in)directement déduite.

Ce n'est que s'il existe une obligation nécessaire et proportionnée imposée par le droit européen ou national dans le cadre d'enquêtes menées par les autorités nationales ou dans le cadre de procédures judiciaires que votre identité pourrait être divulguée, y compris en vue de sauvegarder les droits de la défense des personnes concernées.

4. Anonymat

Fastned vous encourage à divulguer votre identité lorsque vous signalez un problème. De cette façon, nous savons qui nous devons protéger (vous) et à qui nous pouvons nous adresser pour obtenir des informations supplémentaires afin que personne ne soit accusé à tort sur la base d'informations erronées.

Toutefois, si aucune autre option n'est envisageable, vous pouvez signaler votre problème de manière anonyme. Cela signifie que même le destinataire du problème ne connaîtra pas votre identité. Dans ce cas, vous pouvez soumettre votre préoccupation dans une lettre adressée par voie postale. Nous insistons pour que vous indiquiez CONFIDENTIEL sur l'enveloppe.

Un rapport anonyme ne sera considéré comme valable que s'il contient suffisamment d'éléments factuels pour permettre une enquête sur les faits. Par conséquent, veuillez inclure autant de détails que possible afin d'atténuer les difficultés d'enquête et de suivi d'un rapport anonyme.

5. Protection du lanceur d’alerte

Aucun membre du personnel de Fastned qui signale un événement ne peut être sanctionné ou faire l'objet d'une quelconque mesure discriminatoire pour avoir notifié une alerte de manière désintéressée et de bonne foi dans le cadre de cette politique.

Fastned n'autorise aucune forme de représailles à l'encontre de ceux qui, de bonne foi, signalent une infraction ou une suspicion d'infraction aux lois ou règlements. Si vous signalez un problème et qu'il s'avère que vous vous êtes sincèrement trompé ou qu'il existe une explication innocente à vos préoccupations, vous ne serez pas sanctionné ou soumis à un traitement discriminatoire.

Cette assurance ne s'applique pas à ceux qui, par malveillance, ouvrent une enquête pour une affaire qui est fausse. Bien que l'intention ne soit pas de décourager qui que ce soit de signaler des problèmes réels, il est fortement recommandé de s'assurer, dans la mesure du possible, que le rapport est exact, complet, qu'il provient d'une connaissance de première main, qu'il est présenté de manière impartiale (en révélant toute perception possible du lanceur d’alerte) et qu'il ne contient aucune omission importante. 

S'il est établi qu'un employé n'est pas de bonne foi ou qu'il a intentionnellement fait un faux rapport, l'employé peut faire l'objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement.